Pendahuluan
Kehadiran
dan perkembangan teknologi informasi (TI) selama lebih dari 25 tahun terakhir
telah merubah perekonomian dunia dari ekonomi industri menuju ekonomi
informasi. Jaman baru kehidupan manusia telah dimulai dengan revolusi di bidang
informasi sehingga faktor informasi menjadi pendorong penciptaan kekayaan dan
kemakmuran. Di dalam perekonomian yang demikian, organisasi saling bersaing
dengan kemampuan di dalam memperoleh, memanipulasi, menginterprestasi, dan
menggunakan informasi secara efektif.
Para
pengguna media elektronik percaya bahwa teknologi informasi (TI) telah menyebabkan
komunikasi berlangsung efisien hingga meningkatkan produktivitas organisasi dan
individu. Namun tak sedikit yang beranggapan, teknologi informasi dapat
mengurangi sensitivitas organisasi dan anggotanya terhadap lingkungannya
sehingga justru menjadi teknologi pengganggu (disruptive technology) yang
mengakibatkan kegagalan perusahaan. Namun, disadari atau tidak disadari,
teknologi informasi telah merubah cara berkomunikasi manusia baik dilingkungan
organisasi maupun lingkungan sosial lainnya.
Teknologi
Informasi juga mengubah cara kerja manusia, cara memproduksi, cara mengkoordinasi,
cara berpikir dan perubahan-perubahan besar telah terjadi melalui pemanfaatan
teknologi informasi di dalam berbagai sistem bisnis dan organisasi. Lingkungan
bisnis yang berubah dengan pesat sebagian besar disebabkan oleh penemuan dan
implementasi teknologi informasi. Kehadiran teknologi informasi membuat dunia semakin
tidak mengenal batas antar negara dengan negara lainnya (borderless). Dalam hal ini teknologi informasi telah mengaburkan
batas-batas organisasi, pasar, dan masyarakat, mempersingkat batasan ruang dan
waktu, serta menyederhanakan kompleksitas. Dengan perubahan tersebut, struktur
dan budaya organisai juga disesuaikan untuk meningkatakn efektifitas dan efisiensi
dalam setiap proses bisnis yang pada ahirnya akan menghasilkan budaya dan
struktur organisasi baru yang lebih efektif dan efisien.
Dampak
Teknologi Informasi terhadap Lingkungan Bisnis
Teknologi
Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan bergerak
cepat. Interaksi dengan perkembangan teknologi informasi telah menyebabkan
transformasi bisnis dan organisasi. Berbagai studi dan penelitan telah
menghasilkan rerangka untuk menjadi pedoman bagi bisnis dalam menyikapi dengan
sebaik-baiknya teknologi tersebut.
Hammer
dan Champy (1993), pencetus Bussiness Process Reengineering (BPR) menegaskan
bahwa teknologi informasi merupakan enabler
yang tidak mungkin diabaikan oleh perusahaan yang akan menjalankan Bussiness
Process Reengineering. Hammer dalam buku terbarunya bahkan mensinyalir bahwa
lebih dari 90 persen perusahaan yang Bussiness Process Reengineering-nya tidak
berhasil disebabkan oleh kesalahan tidak mengimplementasikan teknologi
informasi sebagai enabler.
Jika
diamati sejarah perkembangan organisasi, perkembangan teknologi informasi telah
pula membawa perubahan secara pasti terhadap organisai. Tahun 1970-an kita mengenal
organisasi yang berbentuk vertikal yang sangat sentralistis, terstruktur dan
mengarah kepada pendekatan top-down. Tahun 1980-an, banyaknya kegiatan menuntut
keterlibatan yang lebih luas dari unsur-unsur organisasi yang tidak ditampung
oleh organisasi vertikal. Muncullah struktur matriks, lalu berkembang
organisasi berbentuk horizontal dan jejaring dengan variasi menuju ke bentuk
virtual dengan fokus pada pemberdayaan personilnya.
Studi
mengenai teknologi informasi yang cukup banyak dilakukan adalah akibat
teknologi tersebut pada organisasi. Pakar manajemen Peter F. Drucker
membandingkan perubahan organisasi dengan kontinum organisasi tahun 1870 dengan
organisasi masa depan. Perusahaan yang sekarang ini mulai muncul diorganisir di
sekitar sebuah kerangka : informasi, keduanya merupakan sistem pengintegrasian
dan artikulasinya (Drucker, 1995).
Kreitner
dan Kinicki (2011) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses pertukaran
informasi antara pengirim ke penerima, dan proses penyamaan persepsi antara
individu yang terlibat. Efektifitas dan efisiensi adalah hal yang sangat
penting dalam proses komunikasi, dan kedua hal ini jugalah yang menjadi
pertimbangan bagi individu yang terlibat dalam komunikasi sehingga suatu metode
komunikasi diulang dan menjadi kebiasaan yang pada ahirnya akan menjadi budaya.
Alur
komunikasi diera teknologi informasi juga kian berubah dari masa-masa
sebelumnya. Hal ini tidak lepas dari pengaruh perubahan struktur organisasi
sehingga komunikasi organisasi menjadi lebih efektif dan efisien. Metode dan
media komunikasi yang semakin kompleks juga menjadi pendorong parubahan metode
komunikasi organisasi yang selalu menuntut efektifitas dan efisiensi.
Bussiness
Process Reengineering
Banyak
yang tidak menyadari bahwa BPR tersebut merupakan akibat dari perkembangan
teknologi informasi (Hammer dan Champy, 1993). Pengamatan yang dilakukan oleh
Nolan dan Croson (1995) bahwa akibat perkembangan teknologi informasi akan
terjadi transformasi organisasi secara besar-besaran yaitu suatu penghancuran
kreatif entitas yang tua, hirarkis, dan fungsional dengan penggantinya, yaitu
jaringan yang baru, fleksibel, dan dimampukan oleh teknologi industri.
Reengineering
merupakan pemikiran kembali dan perancangan kembali secara lengkap terhadap
proses bisnis yang fundamentalis untuk memperbaiki kualitas produk dan jasa
yang dihasilkan. Perusahaan akan mempersingkat aliran-aliran proses-proses
bisnis untuk meningkatkan efisiensi dengan menggunakan teknologi informasi.
Teknologi informasi adalah faktor kritis dalam reengineering sistem-sistem
dalam perusahan.
Hammer
dan Champy mengemukakan empat elemen sebagai prinsip-prinsip reengineering, yaitu orientasi, ambisi,
pengubahan peraturan, dan penggunaan secara kreatif teknologi informasi.
Prinsip ambisi dan pengubahan peraturan bukanlah sesuatu yang baru dalam
inovasi manajemen. Prinsip orientasi pada proses dan penggunaan teknologi
informasi merupakan gagasan yang relatif baru dalam pembentukan struktur
organisasi. Dekomposisi bisnis dengan proses-proses yang cross-functional merupakan aspek penting dan reengineering dan
mempunyai pengaruh besar terhadap struktur organisasi dan pengembangan sistem
informasi.
Teknologi
informasi informasi berperan sebagai katalisator untuk pembentukan dan
penyusunan kembali organisasi. Sebelumnya, teknologi informasi pada dasarnya
melaksanakan struktur-struktur dan peraturan-peraturan bisnis yang ada,
sehingga hanya memainkan peran yang pasif memperkuat struktur bisnis yang ada.
Dalam reengineering, teknologi
informasi berperan aktif sebagai agen perubahan secara dramatis untuk
memperoleh perbaikan yang radikal pada kinerja organisasi, baik dalam kualitas,
biaya, pelayanan, dan kecepatan.
Perencanaan
strategis bisnis harus dibentuk dengan mempertimbangkan teknologi informasi
sehingga teknologi informasi mampu menjadi salah satu keunggulan kompetitif
dalam perencanaan strategis. Reengineering
membutuhkan penggunaan secara kreatif teknologi informasi. Reengineering akan sulit dilaksanakan jika tanpa memanfaatkan
kemampuan teknologi informasi secara maksimal.
Permasalahan dalam
struktur organisasi perusahaan
Realita
yang harus dihadapi oleh organisasi adalah bahwa penyelenggaraan bisnis dengan
cara yang lama dan terus menerus sudah tidak mampu lagi menghadapi perubahan
yang ada. Dalam lingkungan sekarang ini tidak ada yang konstan atau dapat
disamakan, baik mengenai masalah pertumbuhan pasar, permintaan konsumen, siklus
hidup produk, laju pertumbuhan teknologi, dan sebagainya. Ada 3 kekuatan yang
berperan besar dalam perubahan tersebut baik secara terpisah maupun kombinasi
dari ketiganya, yang tidak dapat diprediksi oleh eksekutif sehingga perubahan
menjadi satu hal yang wajib bagi dunia bisnis. Ketiga kekuatan tersebut adalah
pelanggan (customer), pesaing (competitors), dan perubahan (change). Pemenuhan pesanan dimulai saat
seorang pelanggan menaruh pesanan, dan berakhir saat barang-barang disampaikan,
termasuk segala sesuatu yang ada diantara keduanya, sehingga bukan produk
melainkan proses penciptaan produk yang membawakan keberhasilan jangka panjang
perusahaan.
Struktur
organisasi modern ditandai dengan adanya struktur tim kerja, dimana tim secara
permanen maupun sementara membentuk hubungan lateral dan memecahkan masalah
seluruh organisasi, ataupun membentuk cross
functional team yang terdiri dari anggota-anggota dari departemen
fungsional yang berbeda untuk memecahkan masalah-masalah dan meperluas
kesempatan. Dan yang terakhir adalah pembentukan network organization yang merupakan suatu struktur organisasi yang
baru tersebut diharapakan dapat merubah pola perilaku individual untuk semua
level organisasi dalam hal :
§ Komunikasi
yang lebih terbuka
§ Kerja
sama yang baik
§ Bertanggung
jawab
§ Mempertahankan
cara pandang/filosofi organisasi
§ Memecahkan
masalah secara lebih efektif
§ Memberikan
dukungnan dan cepat tanggap terhadap situasi dan kondisi yang ada
§ Adanya
interaksi yang baik
§ Adanya
kemauan untuk mencoba
§ Berpartisipasi
§ Memperkenalkan
aliran informasi
§ Pengembangan-pengembangan
lain.
§ Karakteristik
organisasi yang efektif
Organisasi
yang sukses di masa depan adalah yang mampu mendelegasikan proses pembuatan
keputusan kepada karyawan di bawahnya dan adanya minimisasi kegiatan
pengawasan, karena pengawasan tersebut melekat pada diri karyawan. Tenaga kerja
yang semula dipandang sebagai salah satu faktor produksi yang perlu
diefisienkan penggunaannya, sehingga perlu dilaksanakan konsep penugasan
fraksional, telah bergeser menjadi suatu sistem produksi yang sistim kerjanya
dirancang sedemikian rupa serta memperlakukan dan mengakui seluruh dimensi
kemanusiaan tenaga kerja tersebut.
Tenaga
kerja adalah mitra kerja pemilik perusahaan, dan para pimpinan adalah orang
yang paling berpengaruh dalam mencapai visi bisnis jangka panjang. Tanpa adanya
kerja sama yang saling menguntungkan antara pemilik, tenaga kerja, dan
pemimpin, maka tidak akan tercapai produksi untuk kemakmuran bersama. Manajer
harus mengerti penyempurnaan, mengerti tenaga kerja, dan mengerti produk.
Sedang lingkungan organisasi harus berperan sebagai pemberi arah dan petunjuk
bagi pelaksanaan sistem produksi tersebut.
Organisasi
yang efektif adalah yang tidak birokratis, sehingga lebih fleksibel dan dapat
bergerak lebih cepat. Untuk mencapai hal tersebut perlu dilakukan
kegiatan-kegiatan antara lain :
§ Minimisasi
hirarki organisasi sehingga jarak antara pemimpin puncak dengan karyawan lebih
pendek, yaitu dengan mengurangi middle management. Hal ini akan mempermudah
komunikasi langsung pimpinan dengan karyawan sehingga tercapai kepercayaan
antara pimpinan dengan karyawan dan antar karyawan itu sendiri.
§ Mengurangi
pengawasan, dengan memberikan tugas tersebut secara langsung kepada para
karyawan, sehingga karyawan perlu dilatih baik keterampilan maupun mentalnya
untuk dapat merumuskan permasalahan secara sistematis dan sederhana, serta
mampu memecahkan masalah dengan tenang.
§ Menggunakan
tim kerja yang mampu bekerja secara mandiri, dan diberi tanggung hawab penuh
untuk memberikan pelayanan kepada konsumen dan bertanggung jawab dalam
perancangan dan pembuatan produk. Karyawan juga perlu diberi kekuasaan untuk
melakukan kreasinya dan bebas mengatur tugasnya dalam tim. Selain itu karyawan
perlu diberikan pelatihan silang sehingga ada suasana saling melatih antar
anggota tim tersebut.
Pengaruh
teknologi terhadap kreativitas
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi kini telah
menjadi kebutuhan individu, organisasi maupun dunia bisnis sebagai alat bantu
dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan
dilakukan secara bertahap yang disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang
dimiliki yang ahirnya akan membentuk satu sistem informasi yang menyeluruh.
Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa
diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi
Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena
merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan
uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT
di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT
dalam menunjang proses bisnis di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat
ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut
andil dalam memajukan perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan
para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku
usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada
kebiasaan kerja.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan
dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1.
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan
factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam
berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control
perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi
risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory,
planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi
selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu
pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
2.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam
berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya
akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal
tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk
mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
·
Eleminasi proces
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi
keluhan pelanggan.
·
Simplifikasi proces
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen
teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan
tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
·
Integrasi proces
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara
langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
·
Otomatisasi proces
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran
klasik dari teknologi informasi.
3.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk
menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value
tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi
konsumennya untuk jangka panjang.
4.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai
dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing
baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty,
dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu
pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”,
arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari
standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses
dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi
untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang
signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan
dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi
kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan;
dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan seperti
ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan.
Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin
terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan,
karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki
marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan
pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat
dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan
mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan
prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data
profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam
perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan
akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain,
memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar
sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan
penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil
dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang
dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan
membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana
bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini,
penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah
salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk:
1.
Pengetahuan mengenai teknologi baru
2.
Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
3.
Dibahas dalam diskusi perusahaan
4.
Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi
dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem
Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah
perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan
diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan
menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan
perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem
Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan
teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk
menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan
teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem
informasi dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level :
§ Strategik : Relevan dengan target
pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
§ Taktis : Diperlukan untuk mencapai
rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
§ Operasional : Proses dan aksi yang
harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Pengaruh teknologi
informasi terhadap komunikasi organisasi
Kita menyadari, kehadiran teknologi informasi telah
mengurangi intensita statap muka yang terjadi dalam organisasi. Padahal
interaksi seperti itu dapat mengambil 40% dari satu hari kerja manajer.
Goldhaber, ahli komunikasi organisasi, juga mengungkapkan bahwa anggota
organisasi biasanya menyampaikan keinginan untuk berinteraksi lebih banyak
melalui tatap muka walau membawa risiko bekerja tak efisien. Apakah, dengan
demikian, berarti komunikasi organisasi yang baik menjadi semakin asosial?
O` Connell dalam penelitiannya memberikan enam hipotesis yang
berhubungandengan peranan teknologi dan pengaruhnya dalam komunikasi
organisasi:
1.
Kesempatan untuk hubungan tatap muka akan hilang dan
informasiberdasarkan isyarat nonverbal berkurang. Akibatnya, kesempatan berbagi
informasi secara acak dan spontan berkurang pula. Para manajer harus menyusun
kerja dan relasi untuk menyediakan kesempatan tatap muka yang lebih banyak
(melalui teks dan simbol).
2.
Akan lebih banyak pesan-pesan informal dan memotong hierarki
karenapembenaran terhadap format baru yang muncul sebagai proses alamiah
jaringanelektronik. Struktur organisasi dan alur informasi formal akan
didefinisiulang.
3.
Dampak saluran berarti bahwa pesan-pesan berdampak dan
bernilai akanmenurun. Data digital dengan konteks dan interpretasi minim
adalahaturannya. Akibatnya, pengambilan keputusan akan terganggu
daripadaterbantu. Ketidakjelasan dalam menginterpretasi informasi akan
meningkat dankualitas keputusan menurun karena kurangnya pemahaman konteks dan
nilaiorganisasi. Organisasi harus bekerja lebih keras dalam
mengkomunikasikansejarah dan nilai-nilai organisasi. Para manajer harus mencari
cara baruuntuk mengkomunikasikan komponen afektif dari pesan-pesan. Gaya
pengambilankeputusan yang baru dan lebih baik juga perlu.
4.
Kepercayaan akan mempunyai peranan yang berbeda dalam
komunikasi.Kepercayaan akan muncul seiring dengan kebersamaan pengalaman,
nilai-nilai,memberi dan menerima dan sebagai hasil komunikasi antarmanusia.
Hadirnyasatelit, e-mail, dan jaringan komunikasi elektronik lainnya dapat
mengurangidimensi kepercayaan yang selama ini kita telah terbiasa. Jaringan
komunikasibaru dapat saja menggantikan peranan ini.
5.
Komputerisasi menghadapkan pada disiplin untuk berpikir
linear. Dataterproses dalam kerangka kecepatan sesuai kemajuan perangkat
teknologi.Sebagai konsekuensinya, manusia menjadi tak sabar dan rasa toleransi berkurang
terhadap gaya individu berkomunikasi. Organisasi dapat pulamenjadi berkurang
toleransinya terhadap pegawai yang tidak berpikir atauberanggapan dalam mode
linear. Mereka harus mencari cara untuk mendukung danmelindungi pemikiran serta
komunikasi yang bersifat nonlinear.
6.
Harapan akan kinerja adalah berdasar pada kondisi machine
driven. Denganpenyesuaian kita terhadap kecepatan dan ketepatan komputer, kita
mungkinmengharap para pegawai mempunyai kualitas dan menghasilkan dengan cara
yangmirip. Para pegawai dalam organisasi dapat menganggap permintaan ini
sebagaihal yang tak manusiawi dan memaksa. Serikat kerja dapat
mengangkatlingkungan kerja seperti itu sebagai persoalan. Maka organisasi
harusmendefinisikan dan menggunakan standar kinerja yang sesuai dengan
kondisibaru.
Semakin majunya teknologi inovasi yang ada, maka semakin
banyak konsekuensi yang muncul --sebagian diharapkan namun sebagian juga tidak
disengaja atau tersembunyi. Namun, perlu diingat pula bahwa inovasi tetap
penting untuk dilaksanakan oleh organisasi. Memang biasanya suatu terobosan atau
diterapkannya teknologi yang 'mengganggu' pasti akan ditolak saat pertama kali
diperkenalkan oleh individu yang tak bisa memanfaatkan (Brown, Christensen).
Dengan adanya dampak negatif dan positif dari kehadiran TI
bagi komunikasi keorganisasian seharusnya semakin membuat organisasi berpikir
bagaimana dampak negatif dieliminasi sedangkan dampak positif dimanfaatkan.
Para ahli komunikasi menjelaskan bahwa perbedaan antara komunikasi berbasis
komputer dan komunikasi tatap muka lebih banyak berhubungan dengan waktu yang tersedia
bagi perkembangan hubungan dibanding dengan karakteristik manusia. Jadi, pada
prinsipnya tergantung pada kemampuan manusia mengelola TI bagi prestasi kerja
dan hubungan sosialnya. Bisa jadi bila seseorang berinteraksi dalam kurun waktu
yang cukup lama, maka karakteristik dari komunikasi berbasis komputer tersebut
menjadi interpersonal daripada impersonal dan terdapatnya sedikit perbedaan
antara komunikasi berbasis komputer dengan tatap muka.
Berdasarkan teori kekayaan media atau pilihan rasional
menganjurkan agar manusia memilih media komunikasi berdasar kekayaan yang
melekat pada medium dan bagaimana tingkatan kekayaan tersebut sesuai dengan
kejadian komunikasiyang berlangsung saat itu.
Trevino, Lengel, dan Daft (1987) mengungkapkan bahwa manajer
yang efektif adalah mereka yang lebih maju dan berhasil dalam organisasi,
sangat cocok dalam menyesuaikan medium yang tepat dengan situasi yang dihadapi.
Dengan kata lain, manajer tersebut pasti sudah memahami saat yang tepat apakah memilih
media rich atau lean yang disesuaikan dengan situasi. Ide pokoknya adalah
menyesuaikan dengan tepat tingkat kekayaan medium dengan tugas komunikasi
sehingga diharapkan menghasilkan komunikasi efektif.
Penutup
Beberapa
pendapat pengamat dan pakar yang juga dikuatkan dengan hasil studi empiris
mengenai dampak teknologi informasi terhadap organisasi dan keunggulan bersaing
menyatakan bahwa sedang dan akan terjadi transformasi organisasi dari hirarkis
fungsional menjadi jaringan yang dimampukan oleh teknologi informasi.
Menghadapi
era persaingan industri yang hyper-competitive
dengan berbagai kondisi yang tidak pasti dan sulit diramalkan, organiasi harus
bersifat dinamis, fleksibel, dan cekatan. Kondisi yang sulit diramalkan ini
membuat organisasi harus membuat berbagai perubahan untuk memenangkan
persaingan, baik perubahan-perubahan dan perbaikan kecil dan terus-menerus,
maupun perubahan besar, radikal, dan menyeluruh yang kita kenal dengan Business Process Reengineering, dimana
dalam BPR ini manajer madya harus dikurangi karena menghambat hubungan antara
top management dan karyawan pelaksana yang menghasilkan struktur baru dalam
organisasi. Berbagai perubahan yang disebabkan oleh kegiatan reengineering, terutama yang berkaitan
dengan sumber daya manusia dan struktur organisasinya antara lain :
§ Unit
kerja, dari departemen fungsional ke kelompok proses.
§ Tugas,
dari tugas-tugas sederhana ke pekerjaan yang multi dimensional.
§ Peran
manusia, yang semula adalah dikontrol menjadi diberi wewenang.
§ Persiapan
kerja, dari pelatihan menjadi pendidikan.
§ Fokus
pengukuran kerja dan kompensasi, dari penilaian aktivitas ke penilaian hasil.
§ Manajer,
yang semula penyedia menjadi pelatih.
§ Eksekutif,
dari pencatat angka menjadi pemimpin.
§ Kriteria
pengembangan, yang semula unjuk kerja menjadi kemampuan.
§ Struktur
organisasi, dari hirarkis-piramida menjadi datar (flat).
Khusus
untuk perubahan struktur organisasi tersebut kini telah berkembangan menjadi
struktur organisasi yang shamerock,
yaitu dengan pembentukan network
organization yang memaksimumkan perlunya komunikasi dan keterbukaan,
sehingga organisasi benar-benar dapat dikelola secara profesional sebagai
senjata ampuh dalam memenangkan persaingan.
Secara
perlahan pergerakan komunikasi organisasi perusahaan dari tatap muka menjadi
komunikasi yang berabasis kumputer akan semakin cepat. Organisasi akan semakin
asosial dimana interaksi antar manusia semakin sedikit dan kemampuan
berkomunikasi dengan cara tersebut juga semakin dilatih untuk meningkatkan
efisiensi waktu. Hal ini juga akan membentuk suatu lingkungan baru dimana
sebagian besar kegiatan bisnis akan dilakukan secara maya dan bukan tidak
mungkin, dengan memanfaatkan teknologi informasi, satu organisasi akan
berbentuk maya dan seolah tidak pernah nyata karena semua kegiatan dilakukan
melalui internet dan jaringan komunikasi maya dengan memanfaatkan teknologi
informasi. Setiap kegiatan bisnis akan diusahakan dan dirancang sedemikian rupa
sehingga interaksi langsung/tatap muka semakin sedikit dan dihilangkan jika
memungkinkan karena proses tatap muka tersebut dianggap tidak efisien dalam
penggunaan waktu.
Daftar Pustaka
[1]
Drucker, Peter F., The Information Executives
Trully Needs, Harvard Bussiness Review, January-February, 1995.
[2]
Hammer, Michael, and James Champy, Reengineering
the Corporation : A Manifesto for Bussiness Revolution, Harper Collins
Publishers, New York, 1993.
[3]
Nolan, Richard L., and Davis C. Croson, Creative
Destruction : A Six Stage Process for Transformation n the Organization,
Harvard Bussiness School Press, Boston, MA, `1995.
[4]
Poesposoetjipto, Shanti L, Teknologi Informasi
dan Interakasinya Dengan Dunia Bisnis : Makalah Seminar Sehari Perkembangan
Teknologi Informasi dan Interaksinya dengan Lingkungan Bisnis, STIE “YO”,
Yogyakarta, Mei, 1996.
Kreitner, Robert, and
Angelo Kinicki, Organization Behanior, mcGraw Hill, Singapore, 2011.
.jpg)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar